Utilizzare l’email nel marketing 8 – Pianificare una campagna via Mail

Passi e Fasi per la pianificazione di una campagna di Email Marketing

planning

Ecco i passi standard che io farei per pianificare e sviluppare un’attività di email marketing (non vuole essere una “legge” ma una linea guida modificabile secondo il tuo contesto):

1. DESCRIZIONE DELLO SVILUPPO

• Creazione del database contenente gli indirizzi email e i dati dei destinatari profilati
• Creazione del messaggio email da inviare ai destinatari della campagna di email marketing
• Invio e tracking dei risultati con la possibilità di rilevare il click dell’utente specifico
• Reportistica dei risultati ottenuti

2. APPROCCIO AL LAVORO
Sono previste le seguenti attività di sviluppo:

• Analisi di dettaglio e definizione dei requisiti:
qui si tratta di definire innanzitutto due aspetti:

– quali tipi di destinatari possono essere interessati alla comunicazione che si vuole attuare (target);
– il numero di persone da raggiungere (volumi).

Una volta definite le categorie generali del target (es.: architetti lombardi, falegnami, geometri…) si passa al fissaggio delle priorità. Questa attività consiste nel valutare quali categorie sono più interessanti per gli obbiettivi posti dal cliente e, fra queste, quali prospects e/o sottocategorie potranno portare i risultati più significativi a breve e a lungo termine.
Questa attività permette di avere un quadro del target sia quantitativo che qualitativo e risulta decisiva nell’analisi dei risultati e nella decisione dei passi successivi.

• Analisi e scelta del software da utilizzare:
rispetto agli obiettivi preposti viene scelto un software o un’applicazione con cui realizzare la campagna di email marketing.
Il software, in questo caso, deve sostenere i seguenti requisiti:

– gestione completa del database
– funzione di scambio dati con il sito aziendale (cms)
– possibilità di scegliere i destinatari della email per campi (cap, città…)
– funzione tracking/report dei risultati generali
– funzione tracking/report dei risultati individuali
– funzione di personalizzazione dei messaggi
– sicurezza dei dati
Reperimento indirizzi dei destinatari secondo il target prefissato:
Il reperimento degli indirizzi email – appartenenti al target prefissato – a cui inviare il messaggio viene effettuato attraverso questi metodi:

N.B.: quando si parla di “target prefissato” significa persone interessate all’oggeto in discussione, alle quali interessa discutere o sapere intorno all’oggetto di cui la comunicazione tratta, che hanno dato la loro email a qualcuno per parlare intorno a quel tema (quindi, lungi dallo spam….).

– (1) advertising su newsletter di terzi che rispettano il target prefissato (es: portali tematici, portali ad hoc…)
– (2) noleggio o acquisto di liste di email che rispettano il target prefissato
– (3) invio di messaggi in mailing list di discussione e/o newsgroup che rispettano il target prefissato
– (4) installazione di una mailing list su uno o più siti del cliente attraverso la quale raccogliere indirizzi email che rispettano il target prefissato
– (5) ricerca e profilazione di nominativi online legalmente rintracciabili
– (6) contatto con società che fanno email marketing e possiedono liste legalmente (es.: Addaconsulting)

Verifica dei destinatari:
la verifica della validità degli indirizzi email raccolti viene effettuata attraverso l’uso di software specifici (es: email verifier).

Database: creazione delle tabelle con destinatari profilati:
La creazione delle tabelle nel database viene effettuata tenendo conto dei dati raccolti sui destinatari della email. Un maggior numero di dati disponibili permette la creazione di tabelle con campi più numerosi e, quindi, la possibilità di query complesse e profilate.

Creazione del messaggio da inviare:
La creazione del messaggio deve tener conto delle seguenti fasi di sviluppo:
– analisi e sviluppo del campo from
– analisi e sviluppo del campo subject
– analisi e sviluppo del campo header
– analisi e sviluppo del campo body
– analisi e sviluppo del campo footer
– analisi e sviluppo del campo signature
Tutte le suddette fasi prevedono un’analisi sulla costruzione del messaggio di tipo linguistico-comunicativa e sulla personalizzazione del messaggio.

Invio del messaggio:
L’invio del messaggio presenta le seguenti caratteristiche:
– opzione invio testo semplice
– opzione invio html
– opzione invio html e testo semplice
– opzione pianificazione giorno e ora invio messaggio
– selezione dei destinatari per categorie predefinite

Tracking e Report dei risultati:
Il tracking dei risultati permette di ricevere in tempo reale le informazioni sui link inseriti nel messaggio che sono stati visitati dagli utenti. Le informazioni presenti riguardano l’URL visitato, il numero di volte che è stato visitato, la percentuale rispetto agli altri e l’elenco delle persone che hanno visitato quel link.
Infine, rispetto alle priorità poste sul target verrà formulato un report strategico riguardante lo svolgersi delle attività di email marketing del cliente.

3. DEFINIZIONE DELLE RISORSE
Le risorse previste per l’esecuzione delle attività di cui sopra sono le seguenti:

Agency:
• Project Manager: x gg
• Content Manager y gg
• Email Marketer z gg

Cliente:
• Project Manager n gg

4. PIANO GRAFICO DI SVILUPPO :

p.s.: come software di invio con buona reportistica ne ho visti in giro parecchi, fra i migliori potete sicuramente provare Mailloop, Salesware, Mailup e so che anche Enrico (Madri) ha un software che non ho ancora provato ma ci metto la mano sul fuoco che è ottimo…si sa mai che me lo regala… 😉

scritto da Marco Massara

  1. Come si fa a raccogliere indirizzi email legalmente?
    Se un azienda è presente online con un sito internet e lì hanno pubblicato il loro email, li posso mandare una mia offerta? Oppure viene considerato spam?

  2. Ehi grazie! ancora 2 e faremo un bell’e-book con qualcosa di indedito…:-) Cara Liesbeth, è un argomento molto discusso quello che tu poni…confuso da un punto di vista legislativo…e molto interessante: io ridurrei tutto ad un elenco telefonico: lo apro, chiamo una persona e chiedo se la disturbo…poi, liberi tutti! email marketing freedom! 🙂

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